Biuro rachunkowe - księgowość
Liczba wystawianych jednorazowo egzemplarzy dokumentów obrotu materiałowego, ich przeznaczenie, obieg i terminy regulują instrukcje branżowe. Dokumenty wystawia się w minimalnej liczbie egzemplarzy, dążąc do wszechstronnego ich wykorzystania; przykładowo, dla udokumentowania rozchodu na wewnętrzne potrzeby przedsiębiorstwa wystarczają z reguły dwa egzemplarze: jeden jest podstawą zapisów w ewidencji ilościowej i ilościowo-wartościowej, drugi — otrzymany za pośrednictwem pobierającego materiał — wykorzystuje się przy rozliczaniu wartości zużytych materiałów. biuro rachunkowe rzeszów Dla zapobieżenia błędom, jak też w celu zaoszczędzenia pracy wystawia się jednocześnie wszystkie egzemplarze dowodu przez kalkę, przy czym dąży się do tego, by łącznie z właściwym dowodem materiałowym wystawić także wszelkie dokumenty pochodne (merytorycznie i treściowo związane z daną operacją), przez odpowiednią modyfikację poszczególnych kopii; np. kopie dokumentu rozchodu materiału poza przedsiębiorstwo mogą równocześnie spełniać rolę specyfikacji dla odbiorcy, przepustki „na bramę”, faktury. Dla ułatwienia kontroli często wystawia się dokumentację rozchodów materiałowych jeszcze przed przystąpieniem do produkcji, wskazując w dokumentach ‘ ilości materiałów do wydania obliczone na podstawie norm, limitów itp. Postępowanie takie nie jest możliwe w odniesieniu do materiałów masowych (węgiel, rudy, buraki cukrowe), pobieranych do zużycia za pomocą urządzeń mechanicznych. Ustalenie rzeczywiście pobranych ilości tego rodzaju materiałów może nastąpić dopiero post factum na podstawie odczytu liczników, meble dla dzieci określenia wielkości przerobu, obliczeń technicznych itp. Wtedy dopiero następuje też wystawienie dokumentu rozchodowego. Dokumenty obrotu materiałowego znakowane są w sposób zapewniający możliwość prawidłowej ich ewidencji. Podstawowe znaczenie ma posługiwanie się indeksem materiałowym, określającym w sposób jednoznaczny symbole, nazwy i jednostki miary poszczególnych materiałów. Stosowanie oznaczeń indeksu materiałowego konieczne jest również przy wypełnianiu nagłówków wszystkich urządzeń szczegółowej e.m. meble (wywieszki lub szyldziki magazynowe, kartoteka ilościowa, urządzenia ewidencji ilościowo-wartościowej).